Assistant(e) Administratif(ve) & Comptable – Cabinet d’Avocats d’Affaires (H/F)

CDI – Temps plein

Présentation du poste

Cabinet d’avocats d’affaires, nous recrutons une assistante administrative et comptable dans le cadre d’un poste en CDI.

Vous occupez une fonction centrale au sein du cabinet, combinant accueil et relation client, gestion administrative et suivi comptable.

Véritable premier point de contact, vous contribuez activement à la qualité de la relation client et au bon fonctionnement quotidien du cabinet, dans un environnement professionnel exigeant.

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Vos missions

Accueil et relation client

• Accueil physique et téléphonique des clients et partenaires
• Gestion des échanges quotidiens avec la clientèle : orientation, suivi des demandes, traitement des retours clients
• Contribution à la qualité de la relation client et à l’image du cabinet
• Organisation et gestion des salles de réunion (planning, préparation, accueil, café, petits-déjeuners d’affaires)

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Gestion administrative

• Ouverture, mise à jour et suivi des dossiers clients sur le logiciel Poly Office, en tenant compte de leurs spécificités
• Gestion des lettres de mission et des conventions d’abonnement
• Mise à jour des coordonnées clients (Outlook) et gestion des listes de diffusion
• Saisie et suivi des time sheets
• Suivi administratif des dossiers et coordination avec les avocats et la direction

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Facturation et gestion comptable

• Établissement, suivi et analyse de la facturation clients
• Coordination de la facturation entre les différents sites du cabinet (Bordeaux / Paris / La Réunion)
• Gestion des abonnements et des prélèvements automatiques
• Régularisation et suivi des débours
• Suivi du recouvrement clients, remises de chèques et dépôts bancaires
• Gestion des déclarations de créances
• Élaboration d’états de suivi et reporting à la direction

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Communication clients

• Préparation et envoi des lettres d’information à destination des clients

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Profil recherché

• Formation en assistanat administratif et/ou comptabilité
• Expérience sur un poste combinant relation client, gestion administrative et suivi comptable, idéalement en cabinet ou environnement professionnel exigeant
• Excellente aisance relationnelle et très bonne expression orale et écrite
• Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (clients, avocats, direction)
• Maîtrise des outils bureautiques et logiciels de gestion

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Qualités attendues

• Sens du service client et de l’accueil
• Rigueur, organisation et fiabilité
• Discrétion et respect de la confidentialité
• Autonomie et capacité à gérer les priorités
• Bon esprit d’équipe

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Conditions

• Contrat : CDI
• Temps de travail : Temps plein
• Poste basé à : Bordeaux
• Rémunération : Selon profil et expérience